La solution d’assurance des entreprises qui fait entrer les courtiers dans le 21e siècle

Will Marshall Insurance a adopté Applied Policy Works très tôt, et a déplacé son système de gestion des comptes entreprises (CMS) à bord dès 2004. Le courtier voulait augmenter son volume de clients entreprises et acquérir un avantage concurrentiel selon Janice Schoonhoven, Directrice des opérations et des comptes entreprises « En y repensant aujourd’hui, nous ne pouvons même pas nous imaginer faire nos opérations comme avant avec les documents papier », affirme Schoonhoven. « Il y a eu tellement de changements technologiques. Ces changements ont montré la voie de l’adaptation aux courtiers : allaient-ils faire partie du 21e siècle ou allaient-ils devenir désuets et rester spectateurs des changements en cours? »

Une seule plateforme pour standardiser les processus et faciliter les opérations

Aujourd’hui, Will Marshall Insurance utilise Applied Policy Works pendant tout le cycle de vie d’une police, du marketing, à l’acquisition d’un nouveau client, en passant par les soumissions, les avenants, les renouvellements et les annulations. « Puisque nous sommes un courtier sans papier, et que tout est sur une seule plateforme, le processus est beaucoup plus rapide. Je pense que notre approche sans papier et Applied Policy Works vont de pair et nous assurent une grande efficacité », commente Schoonhoven.

Marshall confirme que le fait d’avoir un seul point d’accès pour les comptes entreprises facilite les opérations. « Ce qui est bien avec Applied Policy Works, c’est que toutes les polices sont sur une seule plateforme », dit-il. « Je n’ai pas à lire de la documentation sur cinq ou six entreprises différentes ni à étudier la manière dont elles présentent leur information; tout est là dans un format uniforme. »

Pour Schoonhoven, l’avantage d’Applied Policy Works est qu’il permet de suivre les détails des opérations quotidiennes. « Quand je fais une nouvelle opération dans le système, tout se fait au même endroit, que je sois en train de rassembler les réponses des entreprises, d’envoyer une proposition à un assuré ou de délivrer une note de couverture », explique-t-elle. « Je peux faire tout cela à partir du bureau de mon ordinateur, et je n’ai pas à sortir de dossier d’un classeur. C’est la même chose pour les avenants et les renouvellements. »

Le système de gestion du courtier, Applied TAMMD, et Applied Policy Works sont étroitement intégrés. « Je peux accéder à Applied Policy Works par l’entremise d’Applied TAM sur mon bureau », explique Schoonhoven. « Quand je travaille dans Applied Policy Works, l’application me propose automatiquement d’exporter mon travail dans Applied TAM. Cela me facilite la vie. »

Alors que les processus liés à un nouveau client et aux soumissions sont grandement améliorés dans Applied Policy Works, Schoonhoven remarque que les resoumissions de marketing représentent une opération beaucoup plus simplifiée. « Si vous avez un client qui ne souhaite pas renouveler sa police en raison de la prime, vous pouvez aller dans Applied Policy Works, modifier ou mettre à jour certains éléments et l’envoyer à plusieurs compagnies d’assurances », ajoute-t-elle. « Pas besoin de retaper ou de resaisir l’information ni de faxer un document; tout est fait en une seule étape dans Applied Policy Works. »

Récemment, Will Marshall Insurance a commencé à utiliser le module parc-autos d’entreprise d’Applied Policy Works, qui permettra un degré d’efficacité supérieur dans la gestion de parc automobile, selon Schoonhoven. « On peut inscrire tous les véhicules et tous les conducteurs puis envoyer l’information à une compagnie d’assurance et attendre sa soumission; alors qu’avant, il fallait demander aux clients de remplir une demande pour divers assureurs », illustre-t-elle. « Cela pouvait prendre beaucoup de temps et ralentir le processus d’obtention d’une soumission. »

Outre le fait que les courtiers connaissent bien la plupart des fonctionnalités d’Applied Policy Works, Schoonhoven a remarqué d’autres avantages. Parmi ces avantages figure l’augmentation de leur utilisation des fonctionnalités de rapport dans Applied Policy Works. « Par exemple, si une compagnie d’assurance nous demande pourquoi nous n’avons pas contracté d’assurance auprès d’elle, nous pouvons lui montrer que nous lui avons envoyé 30 demandes de soumissions et que nous n’avons pas reçu de réponse pour 27 d’entre elles ». « Nous travaillons beaucoup avec Applied Policy Works pour consulter les rapports, qui nous permettent de dire aux assureurs ce que nous voulons et ce que nous ne voulons pas. »

Will Marshall Insurance tient manifestement à passer au niveau supérieur en ce qui concerne chaque processus. Sa réflexion avant-gardiste nous mène notamment vers le développement d’un modèle d’assurance agricole, qui est déjà utilisé par le courtier. « Il y a de l’intérêt pour la création d’un module agricole », rapporte Schoonhoven. « Nous avons entrevu les possibilités d’un tel module et Applied Policy Works nous a vus comme des innovateurs ayant une longueur d’avance dans le marché agricole. Les deux parties sont toutes les deux très intéressées à aller de l’avant. »

Pour Schoonhoven, l’accent mis sur l’amélioration de l’efficacité dans les opérations caractérise les relations entre Will Marshall Insurance et Applied Policy Works. « Peu importe le secteur d’assurance ou le type de travail, nous avons été capables de mettre en place des procédures qui nous ont permis d’aller de l’avant et de nous améliorer en tant que courtier. Au cours des quatre dernières années, nous avons intentionnellement simplifié nos opérations en nous tournant vers les technologies et Applied Policy Works a joué un rôle clé dans notre processus », ajoute-t-elle.

Marshall se dit intrigué par ce que l’avenir leur réserve concernant la croissance du courtage. « En nous permettant de regrouper toutes nos assurances d’entreprises sur une seule plateforme, Applied Policy Works facilite notre travail », conclut-il. « Il y a aussi beaucoup de potentiel par rapport à ce qu’on pourra faire dans le futur grâce à cette application. C’est une aventure passionnante. »